审计档案管理实施细则

 

第一章 总则

第一条 为了规范审计档案管理，保证审计档案质量，发挥审计档案作用，根据教育部发布的《教育系统内部审计工作规定》《海南热带海洋学院档案管理办法》《海南热带海洋学院内部审计暂行规定》等相关制度，结合学校审计工作实际，制定本细则。
    第二条  本细则所称审计档案是指对学校审计工作所形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。
    第三条  本细则所称审计档案工作，是指学校审计处对应纳入审计档案的材料（以下简称审计档案材料）进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条  本细则适用于本校的内部审计机构、内部审计人员及其从事的审计活动。其他单位或人员接受委托、聘用，承办或者参与的审计项目，形成的审计档案材料应当交回本校内部审计机构，并遵守本细则。

第二章 一般原则

第五条　审计项目确定后，按照边审计、边收集整理、审结卷成的要求，对每个审计程序上形成的文件材料存放于事先准备好的该审计项目文件盒（袋）中，确保收集材料不遗漏。

第六条　审计项目实施结束后，应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第七条   立卷原则

（一）遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。

（二）坚持谁审计、谁立卷的原则，做到审结卷成、定期归档。

（三）按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

第八条  审计档案质量的基本要求

审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第三章 审计档案的范围与排列

第九条　审计文件材料立卷归档的范围：凡记录和反映审计处在履行审计职能活动中直接形成的文件、信函、凭证、笔记、笔录的原件及其复制件、照片、音像光盘以及与审计事项有关的其它文件材料，均属审计档案的收集范围。

第十条　我校审计档案包括，审计业务项目档案和审计行政档案两大类。其中，审计业务项目类档案分为财务审计档案、经济责任审计档案、工程审计档案等。

第十一条  财务审计、经济责任审计等审计业务项目应归档的文件材料主要有：
    （一）上级领导对审计事项的批示；
    （二）审计委托书；
    （三）项目审计计划、审计方案及其调整记录；
    （四）被审计单位或人员承诺书；
    （五）审计通知书；
    （六）审计工作底稿和调查记录；
    （七）审计报告征求意见稿；
    （八）被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见；
    （九）审计报告正稿；
    （十）审计工作会议记录；
    （十一）后续审计报告及审计意见落实情况；
    （十二）审计发现问题整改报告及佐证材料；

（十三）相关电子版材料；

    （十四）其他有关材料。
    第十二条 工程审计项目应归档的文件材料主要有：
    （一）报审部门送审单；

（二）资料移交单；
（三）审核书征求意见稿及正式报告；
（四）审核过程中双方的反馈意见；
（五）对账会议纪要；
（六）现场勘查表；

（七）相关电子版材料；
（八）与工程审计有关的其他相关资料。

第十三条 审计行政档案应归档的文件材料主要有：
（一）上级有关审计工作的文件；
（二）本校审计工作的规章制度；
（三）审计工作计划、总结、重要会议记录；
（四）向上级请示及批复；
（五）审计工作表彰及申报材料；
（六）参加上级审计工作会议带回的文件材料；
（七）审计工作统计报表；
（八）其它资料。

第十四条 审计档案内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。
    （一）结论性文件材料：审计报告正式稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书（含第三方审计报告征求意见稿）、审定审计报告的会议纪要、审计处理意见等，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；
    （二）证明性文件材料：审计证据、承诺书、审计工作底稿、审计调查记录等，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；
    （三）立项性文件材料：审计实施方案、项目审计计划、审计通知书、审计委托书等，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；
    （四）其他备查文件材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十五条  审计档案卷内的每份或每组文件材料之间的排列规则：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件材料在前，次要文件材料在后；

（六）汇总性文件材料在前，原始性文件材料在后。

第四章 纸质审计档案的编目、装订与移交

第十六条  审计档案的建立，采取谁主审谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度。审计项目主审作为审计项目档案立卷归档的责任人，在项目实施过程中应注意及时收集该项目的全部文件和材料。审计项目完成后，立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷方法和规则进行归类，编目装订。

第十七条  纸质审计档案主要包括下列要素：案卷封面；卷内材料目录；卷内材料；案卷备考表。

其中，案卷封面应当采用硬卷皮封装；卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制；卷内材料应当逐页注明顺序编号；案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

第十八条  纸质审计档案的装订应当符合下列要求：

（一）拆除卷内材料上的金属物；

（二）破损和褪色的材料应当修补或复制；

（三）卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加宽装订；

（四）卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

（五）卷内材料一般不超过200页装订。

第十九条  立卷人应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第二十条  立卷人完成归类整理，经部门负责人审核、档案管理人员检查后，按规定进行编目和归档，存入审计处档案室。

第五章 电子版审计档案的建立

第二十一条  审计处在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案。审计处应当确保电子版审计档案的真实、完整、可用和安全。

第二十二条  电子版审计档案为审计档案查阅、备份提供方便。纸质审计档案在条件允许的情况下进行扫描，归档与纸质文件相同的电子文件时，应当在彼此之间建立准确、可靠的标识关系，并注明含义、保持一致。

第六章 审计档案的保管和利用

第二十三条  审计档案的借阅范围，一般限定在审计处内部。如因特殊原因，其它单位需查阅审计档案或出具审计档案证明的，应经审计处领导或主管校领导批准并做好登记。                       

第二十四条  审计处设立档案室并指定兼职管理人员，对职能科室移交的审计业务类档案，进行必要的整理，严格加强管理，确保审计档案不丢失，不损坏，不泄漏。

第二十五条　审计业务项目类档案，由相关职能科室立卷完成后移交审计处档案室，处内保管期限为二年，超过二年的审计档案根据学校档案馆相关规定移交至学校档案馆存放管理。

第二十六条 审计行政类档案由审计处综合科负责立卷，每年按学校档案馆的统一要求归档，重要的文件资料必须保留电子备份文件，以便日常查用。

第二十七条  审计档案的移交和保管期限按学校档案馆有关规定执行。

第二十八条　档案管理人员岗位变动时，交接双方必须对保管的档案进行清点、登记、并按照有关手续办理移交手续。

第七章 附 则

　第二十九条　本规定自颁布之日起在审计处内部执行。